Hochzeit planen: Alles Wichtige im Überblick

Anja Kellersmann ist Geschäftsführerin der Hochzeitsagentur Glücksagenten und kümmert sich mit ihrem Team um alles, was den großen Tag noch schöner macht - vom Heiratsantrag und der Verlobung, über Location-Findung und Dekoideen, bis hin zum Ehejubiläum.

Sich selbst beschreibt sie als kreativ, diplomatisch und analytisch, To-Do-Listen schreiben und abhaken gehört zu ihren Lieblingsbeschäftigungen. Perfekte Voraussetzungen, um eine Hochzeit zu planen! Für uns plaudert sie aus dem Ringkästchen und verrät, worauf es bei einem gelungenen Fest wirklich ankommt.

❤️ Hochzeit planen: Die besten Tipps von Hochzeitsplanerin Anja Kellersmann

BRIGITTE: Womit steht und fällt eine gelungene Hochzeitsplanung?

Anja Kellersmann: Wenn es eine tolle Hochzeitsfeier wird, auf der sich die Gäste rundum wohl fühlen und an die sie sich gerne erinnern, das Brautpaar entspannt feiern kann, sich über nichts ärgern muss und einen traumhaft schönen Tag hat - noch schöner als erwartet - dann hätte man nicht besser planen können.

Dann ist es also die Stimmung, die eine Hochzeit besonders macht?

Ja. Und die großen und kleinen Highlights, denen die Gäste auf einer Hochzeit noch nie begegnet sind und die während der Hochzeitsplanung die Vorfreude des Brautpaars steigern. Ein kreatives Hochzeitsthema führt dazu, dass die Gäste die Hochzeitsfeier als Event mit vielen Überraschungen erleben. Und genau das sind letztendlich die Dinge, die in guter Erinnerung bleiben.

Wie könnte so ein Hochzeitsthema aussehen?

Manchmal gibt ganz einfach die Jahreszeit das Motto vor, die Lage der Location (Strand, Apfelhof...) oder das Ambiente vor Ort (Rittergut, Schloss, Scheune...). Manchmal liegt aber auch eine besondere Gemeinsamkeit des Brautpaars auf der Hand. Vielleicht eine Kennlerngeschichte, ein kultureller Unterschied oder eine gemeinsame Leidenschaft, von der auch die Gäste wissen und die sich in ein Thema übersetzen lässt.

Und wenn kein konkretes Hochzeitsthema passend erscheint, dann kann dennoch der Stil einem roten Faden folgen. Im vergangenen Jahr hab ich mit einem Brautpaar den Arbeitstitel „authentisch, exklusiv, relaxed“ entwickelt. Genau so sollte die Hochzeitsfeier von allen Gästen wahrgenommen werden. Dazu haben wir einen passenden Farbcode definiert und alle Elemente daran angepasst. Das hat hervorragend funktioniert und am Ende ein rundes Hochzeitskonzept hervorgebracht.

Wie lange im Voraus sollte die Hochzeitsplanung beginnen?

In der Regel kommen meine Kunden etwa ein Jahr vor der Hochzeit zu mir. Wenn ein Brautpaar jedoch eine große Auswahl schöner Locations möchte und einen konkreten Wunschtermin in einem der Sommermonate hat, dann sollte es eineinhalb bis zwei Jahre vorher mit der Hochzeitsplanung beginnen. Das bedeutet aber nicht, dass fortwährend geplant werden muss: Ist die Location gefunden und sind die wichtigsten Dienstleister gebucht, kann man sich mit dem Rest ein wenig Zeit lassen. Auch die Jahreszeit spielt eine Rolle: Von Oktober bis März ist das Angebot auch kurzfristig noch recht groß.

Welche Fehler machen Brautpaare häufig?

Viele unterschätzen den Aufwand, der hinter einer Hochzeitsplanung steckt. Das trübt dann in den letzten Wochen die Vorfreude und schlägt in Sorge um, ob wirklich alles bis zum großen Tag zu schaffen ist. Schließlich ist der Stress kurz vor der Hochzeit immer am größten. Es gibt Kunden, die kommen in dieser Phase noch ganz kurzfristig auf mich zu, damit ich sie „rette“.

Vielen Brautpaaren ist zudem nicht bewusst, wie wichtig die Kommunikation mit den Dienstleistern im Vorfeld der Feier ist. Kein Fotograf, kein DJ, kein Location-Betreiber kann Gedanken lesen. Selbst wenn alle ihren Job gut machen: Je konkreter das Brautpaar seine Wünsche äußert, umso professioneller kann jeder arbeiten. Ich gebe meinen Kunden ganz viel Anleitung, was alles mit wem in welchem Umfang zu besprechen ist.

Allein die perfekte Location zu finden, gestaltet sich ja oft schwierig...

Hilfreich ist, vor Beginn der Suche gemeinsam den gewünschten Stil zu definieren (modern, ländlich, maritim...) und die ungefähre Gästezahl zu wissen. Weitere wichtige Kriterien können Übernachtungsmöglichkeiten, Hochzeitsthema oder Budget sein. Als Hochzeitsplanerin habe ich einen guten Überblick über die verschiedensten Locations. So bleiben dem Brautpaar eine langwierige Internet-Recherche und diverse Besichtigungstermine erspart. Ob’s die perfekte Location ist, verrät häufig das Bauchgefühl. Das Brautpaar sollte sich wohlfühlen und sich seine Hochzeit an diesem Ort gut vorstellen können.

Stichwort Einladungen: Was gehört rein und wann sollten sie verschickt werden?

Eine Save-the-Date-Info sollte verschickt werden, sobald der Termin feststeht und die Location gebucht ist. Das darf auch ein Jahr vor der Hochzeit sein. Gerade Sommerhochzeiten fallen häufig in die Ferien, und viele Familien buchen schon zum Ende des Vorjahres ihren Urlaub. Grundsätzlich sollten die Einladungen etwa sechs Monate vor der Hochzeit verschickt werden. Ist eine Save-the-Date-Info erfolgt, dürfen es auch zwei bis drei Monate sein.

In die Einladungen gehören als wichtigste Informationen der Veranstaltungsort mit Adresse, die Uhrzeit sowie die Absender – verbunden mit Angabe der Kontaktdaten und einer Bitte um Zu- oder Absage bis zu einem bestimmten Datum. Diese Deadline sollte dem Brautpaar noch ausreichend Zeit für die finalen Planungsschritte lassen.

Nützliche Zusatzinformationen: Geschenkwünsche, Dresscode, Kontakt zur Beitragskoordination, Übernachtungsmöglichkeiten, bei Bedarf Anfahrtsbeschreibung und Parkmöglichkeiten, Abfrage von Lebensmittelunverträglichkeiten und gegebenenfalls Infos zur Kinderbetreuung.

Und wenn wir gerne mehr Leute einladen würden als unser Budget zulässt?

Mein Tipp für jedes Brautpaar: Lieber die Traumhochzeit im kleinen Kreis feiern und sich die wichtigsten Wünsche erfüllen als eine abgespeckte Version für einen größeren Gästekreis veranstalten. Denn die Hochzeit ist ein ganz besonderes Ereignis und sollte vor allem dem Brautpaar gefallen!

Wenn der große Gästekreis aber das Wichtigste ist oder sich einfach nicht reduzieren lässt, gibt es folgende Möglichkeiten:

Was machen wir mit Personen, die wir nur aus Pflichtgefühl einladen würden, aber eigentlich gar nicht dabei haben möchten?

Wichtig ist, sich die Konsequenzen einer Nicht-Einladung zu überlegen. Kann ich damit auch nach der Hochzeit gut leben? Gerade bei Verwandten am besten die eigenen Eltern konsultieren, wie sie darüber denken. Das Argument, die Hochzeit aus Budgetgründen nur im engsten Kreis zu feiern, wird häufig akzeptiert.

Für die Verwandten, die Nachbarn, den Kollegenkreis oder den Verein kann nach der Hochzeit zur "Entschädigung" eine eigene kleine Umtrunk-Veranstaltung organisiert werden. Oder man greift auf die alte Tradition des Polterabends zurück, der sich auch mit geringen finanziellen Mitteln umsetzen lässt.

Apropos finanzielle Mittel: Was kostet uns so eine Hochzeit denn insgesamt?

Das lässt sich so pauschal nicht beantworten und ist von diversen Faktoren abhängig. Ein Fotograf kostet für fünf Stunden Einsatzzeit natürlich weniger als bei einer Ganztagsreportage. Der DJ wird doppelt so teuer, wenn er die gesamte Abspiel- und Licht-Technik stellen muss. Ein Grill-Buffet vom Dorf-Schlachter kostet ein Drittel vom Luxus-BBQ eines Edel-Caterers. All dies sollte man sich bei der Budgetplanung bewusst machen und eine Kostenkalkulation für alle Positionen aufstellen, bevor man die Dienstleister bucht.

Wenn ich das angestrebte Hochzeitsbudget meiner Kunden kenne, dann ist dies eine meiner ersten Taten zu Beginn der Planungen. Das Brautpaar kann sich damit einen besseren Überblick verschaffen, welches Budget für welchen Posten zur Verfügung steht. Preisverhandlungen sind generell leichter, wenn die Hochzeit in der Nebensaison stattfindet.

💛 Hochzeit planen: Die Checkliste im Überblick

1 Jahr vor der Hochzeit

12 bis 6 Monate vor der Hochzeit

6 bis 3 Monate vor der Hochzeit

3 bis 1 Monat vor der Hochzeit

4 bis 2 Wochen vor der Hochzeit

💜 Du planst die Hochzeit für eine Freundin?

Du organisierst gar nicht für dich selbst, sondern für eine Verwandte oder Freundin? Wow, das ist eine Ehre. Doch das heißt auch: Es gibt eine Menge zu tun. Hochzeitsplanerin Katharina Rathert weiß, wie du die Nerven und alles im Blick behältst. 

Auch wenn es schwer fällt: Ein "Nein" an der richtigen Stelle kann die Feier retten

Ein Hochzeitsplaner muss vor allem hart bleiben können. Grünes Brautkleid, peinliche Spiele, Trompetenbeiträge vom Nachbarskind: Braut, Bräutigam und Gäste können im Laufe der Vorbereitungen auf allerhand Ideen kommen, die keinesfalls bei allen gut ankommen werden. Da das Paar meist emotional zu beteiligt ist und manche Gäste es häufig zu gut meinen, gibt es nur eine Instanz, die klar denkt: der Hochzeitsplaner und der muss "Nein" sagen können.

2. Bei aller Durchsetzungskraft ist immer Diplomatie gefragt

Enttäuschte Mütter und heulende Bräute garantieren eine misslungene Hochzeit. Fingerspitzengefühl ist weder von den aufgeregten Brautleuten noch von den beteiligten Eltern zu erwarten. Wenn ein Gewitter aufzieht, muss sofort gehandelt werden, aber so, dass niemand etwas merkt. Es kommt nicht darauf an, die Lösung zu haben, es geht darum, alle zu verstehen, auch ohne Ausbildung im diplomatischen Dienst.

3. Ordnung ins Chaos bringen

Listen sind die besten Freunde der Wedding-Planerin. So behältst du den Überblick über die Wünsche der Heiratenden und Überraschungen, die die Gäste planen. Aber Vorsicht: immer gut verstauen und nicht aus Versehen an die Falschen mailen.

4. Die Wedding Planerin sorgt in den Pausen für gute Laune

Standesamt und Kirche sind geschafft, bis die Party in der Hochzeitslocation startet, dauert es noch etwas. Häufig überschätzen Brautpaare die Zeit, die zwischen den einzelnen Programmpunkten benötigt wird. Um Langeweile unter den Gästen vorzubeugen, hat die Wedding-Planerin immer einen Plan B in der Tasche. Je nachdem, wer die Gäste sind, können Getränke die Pausen überbrücken, eine Stadtrundfahrt oder Small-Talk.

5. Die Braut darf alles - bis sie "Ja" gesagt hat

Auch wenn du das Brautkleid bereits drei Mal umgetauscht, fünf Mal Probe gegessen hast und ununterbrochen zwischen einem streitenden Paar schlichten musst: Die Braut ist der Boss und hat immer recht. Zumindest erst einmal. Nach der Hochzeit kommen meist auch die hysterischsten Bräute wieder herunter und können über die Anekdoten lachen.

6. Du bist perfekt - aber nur durch die Hilfe anderer

Übersteigt die Feier den engsten Familienkreis, so ist es kaum zu schaffen, allein alles unter einen Hut zu bekommen. Sorge frühzeitig für Helfer, die dir im Vorfeld zur Seite stehen und auch am Tag der Hochzeit behilflich sein können. Denn wer soll die Wohnung oder das Hotelzimmer des Brautpaars herrichten, wenn du gerade beim Fotoshooting bist? Oder für Tischdeko sorgen, wenn du mit der Braut beim Friseur sitzt? Eben.

7. Neben der Braut sind Mutter und Schwiegermutter die wichtigsten Personen

Wichtigste Regel für dich als Trauzeugin: Egal, wie dein Verhältnis zu seiner oder ihrer Mutter ist, du wirst die beiden von jetzt bis zur Hochzeit lieben. Egal wie. Mache sie zu Verbündeten und sorge dafür, dass beide Aufgaben bekommen und ausgelastet sind. Vermittele ihnen das Gefühl, dass ohne sie nichts geht und sie zum exklusiven Kreis der Wissenden um Überraschungen, Geschenke, Gästeliste und Menüplanungen gehören. Zur Not gibt es einen ganzen B-Ablauf für die Feier, der sich - oh Wunder - kurz vorher doch ganz anders entwickelt, als die beiden dachten.

8. Auch die Wedding-Planerin muss sich zwischendurch mal erholen

Lade deinen Akku: den vom Handy sowieso - man wundert sich, wie vielen Menschen noch zwei Stunden vor der Hochzeit einfällt, dass sie ein Geschenk brauchen, und sich Hilfe suchend an dich wenden. Aber auch den eigenen internen Akku musst du pflegen: Plane ein Wochenende, an dem du überhaupt nicht an Hochzeit denken musst - keine Planungen, kein Handy, keine Braut. Nur du und Dinge, die dir guttun.

9. Immer daran denken: Es geht vorbei

Du möchtest zwei Wochen vor der Feier alles hinschmeißen, dein Liebster setzt dir die Pistole auf die Brust, weil er dich nicht mehr zu Gesicht bekommt, und der Chef hat auch schon drei Mal nachgefragt, wann er denn nun endlich die Präsentation bekommt. Das ist einfach Realität in den letzten Wochen vor der Hochzeit. Und danach geht wieder alles den gewohnten Gang.

10. Gut aussehen ist Pflicht - aber nicht besser als die Braut

Es ist der Tag der Braut, sie ist immer die schönste Frau des Tages. Das ist aber kein Grund, in Sack und Asche zu gehen. Die gemeinsamen Bilder soll man schließlich auch in 20 Jahren noch cool finden. Friseur, Make-up und tolles Outfit sind Pflicht für die Wedding-Planerin. Was nicht geht: enge Röcke, die daran hindern, zügig von A nach B zu kommen, ebenso zu hohe Schuhe, die gut aussehen, aber nicht lauftauglich sind.

Wenn du unsicher bist, wann du welche Dinge erledigen sollst, dann schneide dir unsere Hochzeitscheckliste oben aus und habe sie immer dabei. Du willst eine noch ausführlichere Hochzeitsliste? Die findest du hier: Checkliste für die Hochzeit. 

Buchtipp: Katarina Rathert feiert seit vier Jahren mindestens drei Hochzeiten pro Saison und ist dabei immer im Einsatz für das Brautpaar. Jetzt hat sie ein Buch geschrieben, "Die Wedding-Planerin" (rororo, 240 S., 8,95 Euro). Die Idee zu dem Blog auf stern.de, aus dem das Buch hervorgegangen ist, entstand während eines Mittagessens, als sie ihre Kollegen mal wieder mit den reichhaltigen Anekdoten von Hochzeiten unterhielt.